5S活動をやるとしても、まず「やり方がわからない」ですよね。

いわゆる５S活動とは、「整理・整頓・清掃・清潔・躾」を徹底することです。

その５S活動の目的は「安全」「効率」「職場風土」です。

やり方としては、まず整理、次に整頓･･･

というように話が進んでいくことが多いのですが、

それでうまくいく企業様もあると思いますが、

むしろ失敗される企業様の方が多いのではと感じています。

事実として5S活動は難易度が超高めです。

今回は既存の昭和的な5S活動のやり方と令和に適した5S活動のやり方をお知らせいたします。

どちらが正解ということではないので、御社に適したやり方を考えてみてください。

ネットで知る5S活動の目的

ネットで知ることのできる５S活動の目的は

「安全」「効率」「働きやすさ」「職場風土」などです。

5S活動のメリットとしては

・作業安全性の向上

・業務効率・生産性の向上

・コスト削減

・モチベーション向上

・チームワークの向上

などが図れることです。

ネットで知る王道の5S活動のやり方

１｜まず5S活動の目標を設定する　

　→２｜5S推進メンバーの選定

　　→３｜現状の洗い出し

　　　→４｜チェック表の作成と計画作成

　　　　→５｜整理

　　　　　→６｜整頓

　　　　　　→７｜清掃

　　　　　　　→８｜ルール作り　しつけ

　　　　　　　　→９｜習慣化｜PDCAをまわす

それぞれのサイトによって違いはありますが、

おおむねこのような順番で共通しています。

１ まず5S活動の目標を設定する

なんのために5S活動をするのか目標を明確にしましょう。

目標なき活動は継続しません。

5S活動を行う意義を社員全員で理解しましょう。

２ 5S推進メンバーの選定

5S活動を先頭にたって推進するリーダーを選定します。

社長がリーダーになるケースや将来性のある若手を抜擢するケースがあります。

次にリーダーを補佐し協力して活動を推進するメンバーを選びます。

委員会を形成して活動のマネジメントをします。

３ 現状の洗い出し

全員で現状の職場の課題を書き出し可視化します。

４ チェック表の作成と計画作成

5S活動推進メンバーが中心となり

チェック項目を決めチェック表を作成します。

それとともに実行計画を作成し

計画に沿って活動を推進します。

５ 整理

整理とは、要るものと要らないものを分けて、要らないものを捨てることです。

5S活動は必ず整理から始めてください。

要らないものに赤札を貼って可視化する「赤札作戦」など実施して

徹底的に整理をやり切りましょう。

６ 整頓

整頓とは、必要なモノをいつでもすぐに取り出せるようにすることです。

整頓は必ず整理が終わってから始めてください。

モノの定位置を決め、適正量を決め、標示をしましょう。

７ 清掃

清掃とは、キレイに掃除することです。

キレイの基準を決める必要があります。

基準を決めて「いつ」「誰が」「どこを」を明確にして計画表にします。

日々実行したことをチェックできるようにして進めます。

８ しつけ｜ルール作り

５S活動を継続するためには、ルール作りが欠かせません。

活動する中で気づいた課題を基にしっかりとルールを作りましょう。

推進メンバーを中心に社員全員で話し合ってルールを決めましょう。

そしてそのルールを守っていくことが“しつけ”につながります。

王道5S活動のやり方についてのShineBright的考察

ネットで調べられる5S活動のやり方はおおむね上記の説明で共通しています。

様々な立ち位置で5S活動に取り組んでいる方たちの情報なので、

参考にしていただいて間違いないです。

しかしながら、私が今まで数々の失敗を経験した事例を基に考えると、

5S活動を始めようとネットの情報を探している方にとっては、

これらの情報を頼りに実際に5S活動を始めると、

失敗をする確率がかなり高いように予想します。

実際にやれるであろう5S活動のやり方

私がご縁あって支援させて頂いた企業様での様々な経験値がこれからのお話の根拠です。

企業規模や環境は100社100様なので、これが答えというわけではございません。

私が支援させていただいた企業様は、個人事業から社員数200名までの中小企業様です。

それを前提として参考になる点がございましたら御社の活動に取り入れていただければうれしいです。

ShineBright版　令和の5Sのやり方

5S活動を始める場合

・あなたが経営者なら

・あなたが社員で担当を任されたら

という立ち位置の違いでやることは違います。

あなたが経営者なら

ネットで知る方法を実行する前にやっておきたい準備があります。

・5S活動についての間違った思い込みを事前に知っておく

・社員に伝える際の材料(データ)集め

です。

5S活動についての間違った思い込みを知る

5S活動は整理整頓という、解っていそうでイメージが曖昧な取組みが軸の活動です。

そのため、それぞれの方がそれぞれの解釈をしがちです。

間違った思い込みを生みやすい理由です。

5S活動への間違った思い込み5選

・全社の取り組み、全員参加で始める 　＜思い込み１＞

　　→　小さく始める、社長の周辺のほんの小さな環境からごく少人数で始める

・5S活動は整理整頓清掃が徹底された環境づくり活動 　＜思い込み2＞

　　→自ら課題解決しマネジメントできる人・組織づくり活動

・５Sには決まった進め方とゴールがある 　＜思い込み３＞

　　→答えやゴールがない中で、自ら進みながら自社なりの答えを導き出す活動

・できていないことを改める(悪い点を消す)活動 　＜思い込み4＞

　　→できるように練習する(良い点を増やす)活動

・失敗やミスをしないようにする取り組み

　　→積極的に失敗し、失敗の経験をプラスに転ずる取り組み　 ＜思い込み5＞

その他にも、間違った思い込みは沢山あります

それを知っているだけでも活動を始める際の一歩目がかわります。

社員に伝える際の材料(データ)集めをする

多くの場合、

社長から社員に5S活動を始めることを提案することは、

社員側から見ると「また何かやらされる」「やることがまた増える」となります。

社長の思いがどうあれ、残念ながらその思いが伝わることは絶対にありません。

もしも今まで5S活動に限らず色々な取り組みがうまくいかなかったとしたら、

伝え方が間違っていたということを認めるしかありません。

5S活動を始めるなら、今回はその間違っていた伝え方を変えるチャンスにしましょう。

それが、まずは社員に伝える際の材料(データ)集めをするという行動から始まります。

社員に伝える際の材料(データ)集めとはなにかというと、

「社員がこれなら実現可能で前向きに取り組めると受け入れてもらえる企画にする」

そのための材料(データ)集めです。

小さく始めて検証をするのはそのためです。

どのくらいの時間だったら業務に負担をかけずに機能するのか？

やってみたらどんな失敗をするのか？

やってみてどんなメリットを感じたのか？

その結果どういう近い将来像が描けたのか？

その経験を基に、今後どうしていきたいのか？

そのデータがあった上で社員に伝えることができたら

今までとは結果が全く違うでしょう。

社員に伝える際の材料(データ)集めをするという行動から始めることをお勧めします。

あなたが社員で担当を任されたら

難しい局面に立たされたと腹をくくるしかありません。

そもそも5S活動を社員に丸投げする会社だということです。

5S活動が成功する確率は低いと言わざるを得ません。

「失敗したらどうしよう？」と責任を感じる必要は全くありません。

失敗を前提に社内でどう立ち回るのかを考えましょう。

そんな環境でもできることをする

難しいからといって何もやらずにいると角が立つでしょうから、

できる事を設定してやれることをやっていくのが賢明かと思います。

やれることをやるためには、

１　ご自身が、業務中に活動に使える最低限の時間を設定する

毎日５分を続けるだけで変化は起きていきます。

１０分とれるならば、かなり有効に使える時間になります。

ポイントは、毎日できて負担を感じない時間を設定することです。

無理や我慢があると継続ができなくなるからです。

２　最初から人を巻き込むことはやめましょう

まず、ご自身が５～１０分の時間を使ってできることを体感しましょう。

しばらく続けてみると５～１０分の時間を使ってできることのデータがたまります。

データをもとにして、これならば他者にお願いをしても良いという活動をイメージ出来たら、

初めて他者を巻き込む準備ができたといえます。

３　とにかく狭い範囲で圧倒的なビフォーアフターを作る

5S活動を担当することになると会社全体を見なくてはいけないと勝手に思い込まされます。

初めから会社全体のことを考えたところで解決策は生まれず、先の見えなさに押しつぶされます。

５～１０分の時間を使って、

目の前のごく狭い範囲で目に見えるビフォーアフターを作ることから始めましょう。

ご自身の机の上から、次に引き出しの一つ一つを順番にです。

２週間ほどすると、

周囲の同僚に比べてあなたの机だけが異様にキレイに片付いている状況が生まれます。

そうしたら次にとなりの席の同僚の机だったり、ロッカーだったりと範囲を広げていきます。

５分でできる事で圧倒的にビフォーアフターを作ることができる事実が、

その後のあなたの味方を増やし、社長や上司の理解と協力を得る足掛かりになります。

４　コミュニケーションの練習と思う

無理なことをなんとかお願いするのではなく、

無理なくできる事をお願いすると協力的な人が現れるようになります。

実は、5S活動の80％は「言い方」を整えることと言って過言ではありません。

同僚への協力の依頼や、社長や上司への報告の際に「言い方」の練習だと思ってこまめに些細な事のうちに伝えられる工夫をしましょう。

５　全員を味方にしようと思わない

整理・整頓・清掃の徹底という活動の性質から抵抗感を持つ人もいらっしゃいます。

その人が活動に乗り気でないからと言って、あなたを否定しているわけではありません。

その方々を味方にしようとする労力は全く無駄です。

あなたの活動に好意的で協力的な人だけに目を向けましょう。

全員参加を強制するよう指示があったら、さりげなく順番にと方向性を伝えて見て下さい。

5S活動の成功失敗に注目するよりも、あなたの糧になるような練習の場ととらえて毎日5分を活かす活動にすることをお勧めいたします。