このブログでは、私が仕事現場を通じて気づいたことを発信しています。

私が実際に遭遇した事例や、効果を検証した内容をもとにしていますので、ぜひ最後までお読みいただけるとうれしいです。

今回のブログでは、なぜ「会議の整理整頓」が重要で必須なのか、その本質を具体的に解説し、実践的なヒントをお伝えします。

少しでも経営のヒントになれば幸いです。

「仕事が楽しい！」会議の整理がもたらした奇跡の変化【事例】

「厳しい環境でも成長！」過去最高の売上と利益を達成した企業の実例

わたしが支援するクライアント企業の中に、現在 過去最高の売上と利益 を記録している企業があります。

その企業は、決して好況とは言えない建築業界に属する従業員5名ほどの小規模企業です。

ここ数年の継続的な改善が実を結び、現在は非常に良い流れが生まれています。その勢いに乗って、前年対比150％というかなり挑戦的な高い目標を立てました。

驚くべきことに、決算まで残り3ヶ月という時点で、すでに目標を達成してしまいました。その結果、今期は目標を大幅に上回る前年比180％の売上・利益を計上する見込みです。

この会社は5年前、事業承継問題や売上不振、資金繰りなど、さまざまな課題を抱え苦しんでいました。

火中の栗を拾う形で事業を承継した現在の社長は、当時を

「仕事は一生懸命にするのに、毎日問題が起きて、不安や悩みばかりで苦しかった。」と振り返っていました。

しかし、現在では

「今は、そんなに忙しいと感じないのに、売上や利益が上がり、家族との時間も取れるようになった。見違えるように気持ちが楽になり、仕事が楽しいと感じる瞬間もある。本当に良かった。不思議ですよね。」

と語るほど、状況が一変しました。

変化のきっかけは 役員会議の整理整頓

変化のきっかけは 役員会議の整理整頓 でした。

私はもともと工場の整理整頓で関わりましたが、実際に手をつけたのは 会議の整理整頓 からでした。

不思議なことに、わたしが工場の整理整頓のことはあまり言わなくても勝手にどんどんきれいになっていきました。


今では同業者や取引業者からも褒められるキレイな工場になっています。

整理整頓をする前の役員会議の様子

承継前にも月1回の役員会議は行われていました。
そのころの様子をお聞きすると、会議への不満や失望感が大きかったようです。

◇決定の過程が不透明だが、決まったことになっている
「これはこうすることになったから」と突然決定事項が伝えられるものの、誰がどのような議論を経て決めたのかが不明確なまま進んでいた。
役員の間でも「そんな話、いつ決まったんだ？」という声が上がることが少なくなかった。

◇会議の場で言っていたことが、それ以外の場で覆されてしまう
会議では一応の方向性が決まるものの、その後、先代の一声や特定の参加者の判断で話がひっくり返ることが多かった。
「なんのための会議での決定だったのか…」と、決定事項への信頼が薄れていった。

◇会議の決定事項に継続性が保たれず、会議のたびに議題が変わる
1カ月前の会議で話していたことが次回にはなかったことになっていたり、新しい議題が次々に出てきて、結局どれも中途半端なまま進んでいく状態。
「前回の話はどうなった？」と確認しても、明確な答えがないことが多かった。

◇反対意見を言うと感情的になる
先代や特定の参加者が強い影響力を持ち、異論を唱えると感情的な反応をされることがあり、次第に誰も本音を言えなくなっていった。
結果として、会議は「特定の人が話す場」になり、他の役員はただ聞いているだけの状態に。

◇すぐに話が横道にそれて会議にならない
本来の議題からどんどん逸れて、関係ないエピソードや雑談が続き、結局、時間だけが過ぎていく。
「で、今日の会議って何の話だったっけ？」と最後に思い出すような状態が頻繁に起こっていた。

◇会議で決まったことが、全く現場に反映されない
役員会議で決定したはずの施策が、現場には伝わらなかったり、そもそも実行されなかったりすることが当たり前になっていた。
「どうせ決めても実行されないし…」という空気が広がり、会議そのものの意味が薄れていた。

こうした状況が続いていたため、役員会議をしても成果につながらず、経営の方向性も定まらないまま状況が悪くなっていくという悪循環に陥っていたそうです。

このような経緯があったため、会議の整理整頓を始めた直後は、過去の決定や不満が持ち出され、本来の目的とは異なる話に時間を取られることが多くありました。

とはいえ、これは決して特殊な事例ではなく、日本中の会社で似たようなことが起きています。

あなたの会社ではいかがですか？

もし会議が停滞し、成果につながっていないなら、まずは会議の整理整頓から見直してみることが大切です。

会議の変化 – 5年間のストーリー

会議の整理整頓ですが、次のように進んでいます。

【5年前】
最初は試算表の読み合わせだけでも2時間かかって終わらないような状態でした。

【途中段階】
1年程役員会議の練習をつづけると、試算表の読み合わせが１時間で終わるようになり、残りの１時間で問題解決のための作業ができるようになりました。

そのかいあって、「解決なんてできないのではないか」と思っていた問題課題が、だんだんと解決してくようになってきました。


【現在】
今では試算表の読み合わせは２０分で終わります。

重たい経営課題はおおむね解決してしまったので、新たな問題解決のための作業も４０分もかからず終わります。

残りの１時間は、会社のこれから、どうしたら社員や経営陣や社長自身の人生がより良いものになっていくか、思いやアイデアをゆっくり話をすることができます。

その積み重ねの結果が、過去最高の売上と利益であるとともに、
「見違えるように気持ちが楽になり、仕事が楽しいと感じる瞬間もあって、本当に良かった。不思議ですよね。」という社長の言葉です。

ここまでになる過程でやっていたのは、会議の整理整頓を積み重ねたことです。

経営陣がゴールを共有してお互いにできることに最善を尽くす環境が整えられたことで、見違えるような良い会社に変化しました。

関わっているわたしにとりましても、幸せな時間をいただいています。

あなたの会社で、なかなか成果が出ないとしたら、それは「会議が散らかっているから」

「会議が散らかっている」とは？

「会議が散らかっている」とは、

◇何も決まらない
◇決めたことがその通りに実現しない

そんな状態のことです。

こうした状態が積みあがることで
解決されない問題が山積みになり
会社経営に必要な成果がでなくなります。

言い換えると、

「問題の発生件数に対して
問題解決速度が足りていない」
状態といえます。


この状態を改善して、成果を出す会社にするために不可欠なことは 2つ です。

１　問題発生件数を減らす
２　問題解決速度を上げる

これができないような会議は、はっきりいって 会社にとってマイナス です。

まずは会議から整理する

この場合の「整理」とは

 「不要なものを捨てる」ことではなく、
「問題を解決可能な形に整える」こと です。

機能しない会議を整理整頓しないまま、どんな改善施策を導入しようとしても、
それは「ぐちゃぐちゃな土台の上に建物を建てるようなもの」であり、必ず 頓挫 します。

まずは 決めたことがその通りに実現する体制や環境を整える ことが絶対に必要です。

そのために、会議の整理整頓から手をつけましょう。

会議の整理整頓に必要な具体的ステップ

「会議の整理整頓」と聞くと、漠然としたイメージを持つ方も多いかもしれません。
そこで、実際に私が実践している「成果の出る会議」に変えるための3つのステップをご紹介します。

ステップ1：アジェンダを事前に整理する

まず、会議の目的と議題を明確にすることが重要です。
事前にアジェンダを作成し、参加者全員に共有することで、会議の方向性を揃え、無駄な議論を防ぐことができます。

ポイント:

◇「この会議で何を決めるのか？」を最初に明確にする
◇必要な議題をリストアップし、優先順位をつける
◇事前に関連資料を用意し、会議当日はスムーズに議論できる状態にしておく

ステップ2：時間管理を徹底する

「ダラダラと続く会議」では、決まるべきことも決まりません。
そこで、各議題ごとに時間制限を設け、時間内に結論を出す習慣をつけることが大切です。

ポイント:

◇1つの議題に使う時間を事前に決め、タイムキーパー役を設ける
◇発言者が長くなりすぎないよう、進行役がコントロールする
◇議論が横道にそれそうになったら、アジェンダに立ち返る

ステップ3：決定事項を可視化し、実行につなげる

「会議で決めたことが実行されない」という課題を防ぐために、決定事項を明確にし、行動に移せる形で整理します。

ポイント:

◇会議の最後に「誰が・何を・いつまでに実行するか」を明確にする
◇決定事項を議事録として共有し、全員が確認できるようにする
◇次回の会議で、決定事項の進捗を確認する仕組みを作る

この3ステップで会議が劇的に変わる！まずは会議の整理から始めよう

この3つのステップを実践するだけでも、会議の効率と生産性が大きく向上します。
まずは「アジェンダの整理」から始めてみてはいかがでしょうか？

会議が機能しないままでは、経営の課題も解決されず、現場も混乱し続けるでしょう。
そういった会社こそ会議の整理整頓に本気で向き合う必要があります。

とはいえ、会社ごとに事情は異なり、「言いたいことはわかるが、それができないのが問題！」と感じている方も多いかもしれません。

その場合は、無理に自己流で解決しようとせず、外部の視点を取り入れることも一つの方法です。
プロのサポートを活用することで、より角を立てずに会議を改善できるはずです。

会社の雰囲気が暗い理由とは？

会社の雰囲気が暗いとしたら
それはなぜでしょうか？

理由はシンプルです。

解決できる会社は、明るい

解決できない会社は、暗い

というだけです。

良い会社にするためには、順番があります。

それは、必ず整理整頓から。
もちろん、物の整理整頓も大切ですが、それだけでは不十分です。

同時に、
◇ 「経営者の頭の中や心の整理整頓」
◇ 「会議の整理整頓」
この2つが欠かせません。

まずは、ここから取り組むことが重要です。

改善改革の初手として、会議の整理整頓に踏み出すことで、あなたの企業も確実に変わることができるのです。

「小さな変化から」だから本当に成果につなげられる

私たちはつい、会社を良くするには 劇的な変化が必要 だと考えてしまいがちです。

しかし、実際に会社を変えることができるのは、小さくても確実な一歩を積み重ねること です。

「何か大きな改革をしなければ！」と意気込んでしまうと、現場が混乱し、継続できないことも少なくありません。

本当に会社を変えるのに必要なのは、

◇会議の進め方を少し変えてみる
◇決めたことを確実に実行する仕組みをつくる
◇小さな成功体験を積み重ね、社員の意識を変える

といった、小さな工夫の積み重ねです。

たとえば、今回の事例で紹介した企業も最初から完璧な会議運営ができたわけではありません。

「まずは試算表の読み合わせを短縮しよう」 という一歩から始まり、次第に 「問題解決の時間を増やそう」 という流れになり、最終的には 「会社の未来を語る時間を確保する」 ところまで到達しました。

この変化の積み重ねが、冒頭で紹介した 「不安だらけだった社長」 の人生を変えました。

以前は、
「毎日が不安で、仕事をしていても悩みばかりだった。」
と語っていた社長。

しかし、小さな変化を積み重ねることで、
「最近は、不安を感じる時間が減り、気持ちが楽になってきた。」
と少しずつ前向きな気持ちが芽生え始めました。

そして現在では、
「仕事が楽しいと感じる瞬間が増え、家族との時間も取れるようになった。本当に良かった。」
と 不安から解放され、幸せを感じられる経営者 へと変化していったのです。

大きな変化は、一気に起こすのではなく、 小さな変化を確実に積み重ねることこそが、会社を本当に変える力になる のです。

会議の整理整頓は失敗しがち！
ShineBrightの5Sで「成果の出る会議」へ変革しませんか？

会議を意味あるものにしたいと、多くの企業が会議改革に取り組みながらも、

◇何を優先すべきかわからず手がつけられない
◇リーダーが会議の改善に対して方向性を持てない
◇一時的な取り組みで終わってしまい、定着しない

といった課題に直面し、途中で挫折してしまうのも現実です。

こうした悩みを抱えている企業こそ、ShineBrightのサポートを活用することで、会議を「自社の成長を支える仕組み」として進化させることができます。

ShineBrightは、5Sを単なる整理整頓の技術としてではなく、「複雑に変化する未来に対応できる企業文化の土台」として活用するための支援を提供しています。

社員が自発的に動き、問題解決のスピードを向上させ、職場の快適さと生産性を両立できる仕組みを整えることで、企業全体の成長を促進します。

私たちと一緒に、会議の整理整頓 をして「働く幸福を感じる会社づくり」を進めてみませんか？

あなたの企業の課題をお聞かせください。

ShineBrightが提唱する 令和型の5S を経営戦略として活かし、企業の未来をより良いものにするお手伝いをいたします。

まずはご相談ください。

散らかっている会社が抱える真の問題とは？ 5Sや環境整備では解決できない「会社の本当の病根」に迫る

整理整頓できない会社が危ない理由３選（その１）

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