会社の経営で様々な悩みはつきものです。

そんな悩みの解決に5S活動を始めてみたいと考えている経営者様に向けて、

他では聞けない絶対に失敗したくないための5S活動の始め方をお知らせいたします。

5S活動での失敗とは？

5S活動の失敗には失敗するタイミングが3つあります。

1）5S活動を始める前

5S活動がそもそも始められないという導入失敗のケースです。

社長が5S活動の開始を社内にむけ宣言したものの、実質の活動はまったく始まらずそのまま立ち消えということも実際に起こります。

2）5S活動開始したが定着しない

5S活動が続かなかったという5S活動の尻すぼみ消滅のケースです。

5S活動の失敗のほとんどのケースがこれになります。

このケースに陥る会社の場合、5S活動に限らず他の事柄でも同様に途中で頓挫することが多発しているはずです。

それが会社の体質という事になります。

この体質を改善する事こそが会社の未来を変えます。

3）5S活動が定着したあとに形骸化するケース

5S活動を始め定着したころはあんなにキラキラした雰囲気の活動が、いつのまにかすっかりマンネリムードになり目的を見失ってしまう事が起こります。

ダラダラとした活動の継続はむしろ不満の温床になるといった現象になります。

5S活動を失敗させる要因　10選

5S活動を始める前に５S活動を失敗させる要因がわかっていれば、その要因に対処しながら5S活動を進めることができるかもしれません。

会社によって失敗の要因が発生するタイミングも種類も様々ですが、5S活動は落とし穴の多い活動です。

様々な要因がありますが、その中から10個ほど紹介いたします。

失敗要因１　就業時間外の活動

整理・整頓・清掃を勝手に、無償でやってくれることを期待してるケースです。

就業時間外の5S活動をしようとしているならば、その5S活動は100%失敗します。

失敗要因２　情報不足

5S活動を始めるに当り十分な情報は残念ながら極めて少ないのが実情です。

ネットで5S活動を検索して得られる情報はどれも間違ってはいませんが、我社で5S活動を始めるとなると心もとないものばかりではないでしょうか。

大企業の成功例も中小企業の現場ではまったく違ってしまうことになりがちです。

情報不足の状態でとりあえず5S活動を始めると必ず失敗します。

何から考え、何から手を付け、どう進めて行ったら良いのか。

社長の思いを固めるに必要な情報量を確保することをお勧めします。

失敗要因３　準備不足

情報不足もそうですが、5S活動を軽く考え準備をしないでとりあえず5S活動を開始すると必ず失敗します。

この場合の準備とは活動の青写真と運営体制の構築ということになります。

というと運営体制をまず構築すればと先走ってメンバー選定と一足飛びに先を急いでしまいますが、そこが落とし穴です。

なんとなくの妄想ではない活動の青写真が必要です。

ある程度の合理性をもった青写真を作ることが準備の一歩目です。

失敗要因４　5S活動への認識の間違い

もしかしたら5S環境整備活動は簡単そうだと思っていませんか？

簡単そうに思えてしまうのは仕方がないことかもしれません。

内容が整理・整頓・清掃でそれを徹底する活動ですから。

・整理整頓は、仕事の基本。

・整理整頓は当たり前。

・仕事は出来なくても掃除は誰でも出来る。

そんな考え方や言葉に囲まれて学校や会社で育ってきますと、

いつのまにかそれが本当のように思ってしまいます。

でも･･･、

全部ウソです。

御社では整理整頓は仕事の基本になっていますか？

御社では整理整頓は当たり前ですか？

掃除は本当に誰でもできることになっていますか？

5S環境整備活動は簡単にできそうだと思って思っていると100%失敗します。

失敗要因５　猪突猛進してしまう

5S活動の成功のイメージがないのは経験がないので当然のことです。

なので、スタートに際し過大な熱量を発して、とにかく徹底的にやることに邁進してしまうケースがあります。

必ず息切れします。

5S活動の成功は5S活動が継続し続けることです。

100m走でもなくマラソンでもなく競歩でもありません、休みながらもどこまでもいつまでも歩き続けるイメージです。

なので「猪突猛進」でなく「細々と淡々と進み続ける」スタイルです。

5S活動を始める際にも細々と淡々とできる活動をデザインしましょう。

失敗要因６　抵抗勢力

5S活動の現場で頭が痛いのは抵抗勢力の妨害です。

「今は掃除を一生懸命やってるような場合じゃないと思いますよ。」

「もっとやるべきことが他にあると思います。」

「これで会社が良くなるとは到底思えない。」

とかの言葉が出てきたらそれが抵抗勢力の出現の証です。

それが職責上位者だったりするケースもざらです。

周囲の人を巻き込むように反対の行動されると5S活動の失敗に繋がります。

ちなみに抵抗勢力の本音は、5S活動を始めることに反対なのではありません。

普段は表明できない会社に対しての不満を、ターゲットをすり替えて表現しているのです。

彼らへの対応を間違えると5S活動は失敗します。

失敗要因７　目的間違い

5S活動の目的が「5S活動の徹底」になってしまうことが良く起こります。

そうなると必ず5S活動は失敗します。

「5S活動がうまくいけばきっと良いことが起こるに違いない」と始める5S活動は、

むしろ悪い結果しかもたらしません。

目的を間違えてはいけません。

失敗要因８　評価の方法

5S活動の成果は評価した方が良いです。

しかし、最初からそれを具体的な報酬や社内評価に結びつけようとしていませんか？

それは超絶難しいので、かなり後からゆっくり検討してください。

5S活動を評価すると5S活動が目的化します。

その時点で5S活動は失敗です。

5Ｓ活動を活かして仕事で成果がでるように活動をデザインできるようにしたいところです。

失敗要因９　社長の立ち位置、関わり方の間違い

5S活動は経営者が先頭を切って活動をすると必ず失敗します。

仮に5S活動が徹底できたとして、安全性や生産性が向上してコスト削減ができたとして、

それでもその5S活動は失敗です。

社員の自主性や課題解決スキルの獲得や自走する組織育成など、

5S活動によって得られる本当の成果物を失くしてしまいます。

5S活動での社長の立ち位置は、発注者、協力者、応援者であってほしいです。

そして経営者が5S活動についてまずしてほしいことは、成果を喜ぶことと感謝の表現です。

失敗要因１０　完璧主義

完璧主義は必ず5S活動を失敗させます。

場面場面での完璧なんて無用の長物です。

完璧を求めるより、前に進み続けることに注力しましょう。

失敗しない5S活動の始め方

社長としての考え方

5Ｓ活動は始めたらずっと続けることになる活動です。

短期勝負で導入定着は望まないでください。

5Ｓ活動を定着持続させるには

小さな活動をコツコツと積み重ねて、徐々に渦を巻いていくイメージが大切です。

「昨日より今日の方が良くなっていて、明日はきっと今日よりも良くなっているだろう」

という日々の積み重ねができる活動がデザインできるとうまくいきます。

小さな積み重ねが1年後、３年後、５年後の未来を大きく変えるのを実体験することができます。

社長の構想

まずは

『経営幹部を集めた会議で「5Ｓ活動を社内に導入したいと考えている」と表明し

経営幹部に導入方法と運営方法を考え、計画を立てさせる』

ということは絶対にしないでください。

社長の周辺のほんの小さな環境で試すことから始めてください。

できればごく少人数で内密にです。

その活動が機能したら次に協力してくれそうな一部署に活動を広げます。

この時に社長がやり方を指図・指導するより

最初のごく少人数の内密のメンバーに指導と進捗の管理をお願いできたら最高です。

一部署で成果が出てきたら次の部署へと展開します。

このサイクルを回せば回すほど御社に適した活動にバージョンアップし続けます。

このような構想を基に5Ｓ活動を始められることをお勧めいたします。

　　

仲間づくり

「5Ｓ活動を社員一丸で進める」はダメです。

ありえないからです。

５S活動に対しての積極性の比率は２：６：２の比率です。　　

積極的な２割、ひよりみの６割、反対の２割の構成です。

これはどんなに活動が活発になっても変わることはありません。

積極的な２割の姿勢がひよりみの６割の態度を動かします。

反対の２割は変わることはありません。

活動の成功にはそれで充分なのです。

反対の２割に目を向け活動への参加を強制すると邪魔を始めます。

放置が最良です。

それよりも積極的な２割の活動がうまくいくように丁寧にフォローすることです。

まずはたった２割の仲間をつくることに集中するだけです。　

小さな成功体験づくり

5Ｓ活動の支援で企業様にうかがう際に

「社員の自主性がない」といわれた場合の多くが、

「何をしたらよいのかわからないから手が出せない」という状況のようです。

言い換えると

課題を設定して解決するまでの手順が定まっていない状態だということです。

ここが散らかっているのです。

この場合、忙しい業務の中でも解決可能な小さな課題を設定して

課題を解決する小さな成功体験を数多く積み重ねることが有効です。

小さな課題も大きな課題も課題を解決する方法は同じです。

大きな課題は小さな課題の集合体で手数が複雑になっているだけです。

小さな課題を数多く解決することでブラッシュアップされて、精度も時間も飛躍的に向上します。

大きな課題の前で立ち止まっている限り、成長や進歩は一つもありません。

小さな課題を解決する技術の向上の先に大きな課題にも躊躇しない人材やチームが育成されます。

日々大きな課題に向き合っている経営者から見るとこんなことぐらいと思えるほどの小さな課題が

大きな可能性の入り口です。

小さな課題を解決できる体験の数が積み重なるように活動をデザインすることをお勧めします。

社長の取り組む姿勢はどうしたらよいか

その方なりのスタイルがあるのでこれが正解というものはありません。

令和型の５S活動の場合ならこんなことに注意をしていただけたら

という態度をいくつかご紹介いたします。

失敗を許容する

本業でお客様や取引先が絡む仕事であれば、失敗したら大変なことになることもあるでしょう。

ところが5Ｓ活動は社内の活動です。

失敗したとしても時間が余分にかかる程度のことで実害はありません。

失敗の経験ができる貴重なトレーニング場所となります。

5Ｓ活動においては失敗をやさしく見守る態度でいていただけると活動は進み続けます。

先頭を切らない

社長が先頭を切って活動を進めていただければ、5Ｓ活動の進度は早いです。

ですがそれは、そのための時間と労力をかけ続けられるのであればという条件付きです。

できなくなるのであれば、最初からそのような活動のデザインはしない方が良いです。

5Ｓ活動の定着継続を目的にした場合ならば、

社長のリーダーシップに頼ることでも目的は達成できるかもしれません。

社員の自主性やリーダーシップを育成することも目的にするのならば、

社長が先頭を切ることで、逆に貴重な成長体験の機会が減ってしまうことになります。

自分たちで課題を設定して自分たちで課題を解決していくから練習になるのです。

社長に言われたからやる、社長がやっているからやる、

そんな5Ｓ活動にしないように活動をデザインすることをお勧めします。

5S活動での社長の立ち位置は、発注者、協力者、応援者であってほしいです。

成果に注目しない

5Ｓ活動が進みだすと社内のそこかしこでキレイになる箇所が出てきます。

その際に、きれいになったという成果に注目しないでほしいということです。

成果に注目してことさらその成果を社長がほめたりすると、

活動は活力を失います。

社長に褒められる成果を追求する活動になり、

活動が進み成果が出づらくなると活動自体がつまらなくなります。

成果ではなく進捗に注目してください、

そして進捗を支援することに徹していただければと希望します。

どんな課題に向き合って、解決のためにどんな行動をしているのか？

行動の結果どんな経過を推移しているのか？

失敗も停滞も含めてどのように活動が進捗しているのかに関心を寄せてください。

活動が進んでさへいれば、時間の多少は違えど必ず成果は出続けます。

始めたら終わりのない5Ｓ活動においては進捗こそが重要なのです。

社長として協力できることがあるとすればここでこそです。

活動を進めるにあたって障害となるような事柄があったら積極的に支援をしていただけると

5Ｓ活動は力強く活性化します。

指摘しない

5Ｓ活動の成果の出来不出来などをことさら指摘はしないようにしましょう。

指摘することのメリットはゼロです。

指摘とは例えば、

「もっとこうした方がいいよ」

「ここができてなかったね」

のような伝え方です。

指摘をしなくても、活動が一巡二巡するころには

指摘したかった事項は勝手に解決できるようになっています。

声をかけるのであれば、

「進み具合はどう？」
「困っていることはない？」
「手伝えることはある？」

のような活動の進捗を支援する言葉かけを数多くしていけると

社員の自主性を育成する取り組みになっていきます。

目指すのは「経営者が経営に集中できる環境づくり」

経営者が社内の様々な仕事で忙しくて経営に集中する時間が少ないとすれば、

それこそ5Ｓ活動で解決しなければならない課題です。

どうすれば経営者が経営に集中できる環境になるのでしょうか？

それは、経営者の決断以外のすべての仕事を社員が進められる職場環境です。

5Ｓ活動を徹底できたら「経営者が経営に集中できる環境」が整うわけではありません。

できるのは、5Ｓ活動が徹底された環境です。

真に目指すべきは、「経営者が経営に集中できる環境づくり」であり、

そのためには、5Ｓ活動の機能を使い倒す姿勢が最適です。